교통사고 형사합의를 준비할 때 연락 내용과 문서 파일을 하나의 사건 메모에 섞으면 아직 협의 중인 표현이 확정된 조건처럼 보일 수 있습니다. 핵심은 사고 사실 시간표를 다시 만드는 일이 아니라 연락, 초안, 검토본과 서명본의 버전을 분리하는 것입니다.
연락대장에는 연락 일시, 방식, 상대를 식별할 수 있는 표시와 실제로 오간 파일 이름을 적습니다. 통화 뒤 기억한 내용은 상대가 보낸 문서와 같은 효력을 가진다고 쓰지 않고 확인이 필요한 요약으로 둡니다. 일부 메시지만 떼어 합의 의사를 확정하지 않습니다.
문서대장에는 초안 번호, 받은 시점, 수정 요청, 검토 상태와 원본 위치를 둡니다. 파일명이 비슷해도 내용이 다르면 새 버전으로 보존하고 이전 파일을 덮어쓰지 않습니다. 서명이나 날인이 보이는 문서도 진위와 법적 의미를 스스로 판단하지 않고 전문가에게 확인할 자료로 표시합니다.
금액, 지급 시점이나 문구가 바뀌었다면 어느 연락에서 변경이 제안됐는지 연결합니다. 법률 검토가 끝나지 않은 초안은 발송·서명·공유 보류 상태로 두며 온라인 사례를 근거로 임의 승인하지 않습니다. 개인 식별정보가 있는 자료는 공개 게시판에 올리지 않습니다.
완료 산출물은 주장별 출처표가 아니라 연락에서 초안, 수정본과 서명본으로 이어지는 버전 대장입니다. 상담에서는 현재 협의 중인 문서가 무엇인지, 법률 검토 전 하면 안 되는 행동과 추가로 확인할 공식 절차를 묻습니다. 새 파일을 받으면 기존 확정 상태를 자동으로 바꾸지 않고 변경 주체와 확인 날짜를 남깁니다.
버전 대장을 검토할 때에는 서명란이 있다는 이유만으로 최종본이라고 표시하지 않습니다. 실제로 어느 당사자에게 어떤 방식으로 전달됐는지와 확인해야 할 법적 의미를 질문으로 남깁니다. 수정 제안이 철회된 경우도 파일을 삭제하지 않고 철회 주체와 시점을 표시해 이후 초안에 다시 들어오는 일을 막습니다.