오래된 자료실에는 수년 전의 보고서, 공지, 연구자료로 가는 주소가 남는다. 일괄 점검에서 깨진 링크를 찾아도 모두 삭제하면 과거 문서가 어떤 근거를 참고했는지 알 수 없게 된다. 자료의 역사적 가치와 현재 안내로서의 역할을 나누어 정리하는 것이 필요하다.
먼저 출발 글의 날짜와 외부 링크의 원래 역할을 기록한다. 당시의 정책을 설명하기 위한 근거인지, 현재도 사용 가능한 신청 페이지인지에 따라 조치가 다르다. 현재 신청을 안내하는 주소가 끊겼다면 공식 최신 경로를 찾아 우선 고친다. 과거 기록이라면 당시 기준이라는 표시를 남기고 원래 자료의 제목과 발행 기관을 보존한다.
새 주소를 찾았을 때에는 자료가 같은지 확인한다. 기관이 오래된 보고서를 새 파일로 교체하면서 숫자나 조사 기간을 바꿀 수 있다. 제목이 같아도 내용이 다른 경우 본문의 인용 문장을 새 문서의 근거로 삼을 수 없다. 대체 자료를 찾지 못한다면 연결 오류를 기록하고 해당 주장을 현재 사실로 읽지 않게 문맥을 보완한다.
정리 대장에는 출발 주소, 원래 자료명, 발견한 오류, 처리 방식, 수정 날짜를 적는다. 외부 링크가 내부 문서 여러 곳에서 재사용됐다면 각 글의 역할을 살펴 일괄 교체 여부를 판단한다. 접근 권한이 바뀌어 로그인 뒤에만 볼 수 있는 자료도 공개 안내로서는 확인이 어렵다는 점을 표시한다.
수정 후에는 검색 결과나 목차에서 오래된 글이 현재 안내보다 먼저 보일 때의 영향을 살핀다. 필요한 경우 최신 자료로 이어지는 안내를 추가하되 기록 자체를 무조건 지우지 않는다. 자료실의 신뢰는 모든 링크가 최신 자료로 바뀐 상태가 아니라 독자가 과거 자료의 시점과 현재 기준을 구별할 수 있는 구조에서 나온다.
문서가 이전되면서 파일 형식이 바뀌었다면 접근 가능한 프로그램과 내려받기 용량도 고려한다. 공공기관에서 제공하는 새 링크가 동일한 연도의 자료인지 확인한 뒤 기록한다.