검토 의견에 인용된 문장을 검색했더니 원고에서 두 번 나온다고 해 봅니다. 그중 먼저 발견한 곳을 고쳤다고 의견을 바로 닫으면, 검토자가 지적한 위치는 그대로 남을 수 있습니다. 해결 상태를 기록하기 전에 인용한 글자와 지적받은 대상을 구별해야 합니다. 문장이 같아도 어느 소제목 아래에서 누구에게 적용되는지를 보면 서로 다른 안내일 수 있습니다.
가상의 안내문에는 ‘오후 여섯 시까지 접수합니다’라는 문장이 방문 접수와 온라인 자료 제출 항목에 각각 적혀 있습니다. 검토 의견은 방문 접수 시간을 고치라는 요청인데, 작성자가 온라인 제출 항목을 먼저 찾아 다섯 시로 바꿨다면 수정했다는 기록은 있어도 요청은 해결되지 않았습니다. 오히려 맞던 안내까지 잘못 바뀌었을 수 있습니다. 이 예의 시각은 실제 운영시간이 아니라 수정 대상의 혼동을 보여 주기 위한 가정입니다.
의견을 받을 때에는 문제의 문구와 함께 그 문구가 속한 소제목, 적용 대상, 앞뒤의 짧은 문맥을 남깁니다. ‘세 번째 문단’처럼 순서만 적으면 앞에 설명을 추가한 뒤 위치가 달라질 수 있습니다. 파일의 판과 당시 위치를 찾을 단서를 함께 두면 검토자가 본 자리로 돌아가기 쉽습니다. 문서 전체를 매번 복제하기보다 다른 발생 위치와 구별할 수 있을 만큼의 문맥을 선택합니다.
이런 방식은 주석을 다루는 기술 문서에서도 찾아볼 수 있습니다. W3C의 Web Annotation Data Model은 같은 문자열이 반복될 때 인용문 앞뒤의 텍스트로 대상을 구별하는 방법을 설명합니다. 문자 위치만으로 선택한 범위는 내용 수정에 취약하다고도 밝힙니다. 모든 문서 프로그램이 이 방식을 제공한다는 뜻은 아닙니다. 편집 기록에서도 짧은 인용과 위치 번호 하나에만 의존하지 않을 이유를 보여 주는 참고입니다.
수정자는 의견을 적용하기 전에 후보 위치들을 펼쳐 읽고 어느 자리의 어떤 안내가 문제인지 확인합니다. 두 위치에 같은 문구가 있다는 이유로 모두 바꾸는 것도 피해야 합니다. 처음의 가정에서는 방문 접수의 마감과 온라인 제출의 마감이 서로 다를 수 있기 때문입니다. 반대로 공통 규칙을 바꾸라는 요청이라면 적용 범위를 확인한 뒤 여러 위치를 함께 다룰 수 있습니다. 문구 일치 여부가 수정 범위를 대신 결정하게 하지 않습니다.
반영 기록에는 ‘여섯 시를 다섯 시로 변경’보다 ‘방문 접수 항목의 마감 시각 변경’처럼 대상의 역할을 적습니다. 재검토자는 그 위치에서 원래 문제가 해소됐는지 확인하고, 다른 위치를 잘못 건드린 흔적도 살핍니다. 검색 결과에서 예전 문장이 사라졌다는 것만으로는 이 두 확인을 끝냈다고 할 수 없습니다. 그대로 유지해야 할 문장까지 전부 바뀐 상황도 같은 검색 결과를 만들 수 있습니다.
원고가 재구성되어 당시 소제목이 없어졌다면 예전 위치 표시를 새 글에 기계적으로 옮기지 않습니다. 그 안내가 현재 어디에서 어떤 대상으로 설명되는지 찾은 뒤 의견과 연결합니다. 연결을 확정할 수 없으면 ‘대상 위치 확인 필요’로 두고 검토자에게 묻습니다. 문제의 문장을 찾지 못했다는 이유만으로 수정안에 동의하거나 반영했다는 상태를 부여하지 않습니다.
의견을 닫을 때 남겨야 할 것은 어떤 문자열을 처리했다는 흔적을 넘어, 어떤 안내의 어떤 문제를 해결했다는 근거입니다. 같은 문장이 다른 곳에 더 있더라도 그곳의 판단은 적용 범위에 따라 별도로 남습니다. 다음 담당자가 기록만 읽어도 고친 자리와 유지한 자리를 구별할 수 있으면, 완료 표시가 잘못된 위치로 옮겨 다니는 일을 줄일 수 있습니다.
참고: W3C, Web Annotation Data Model, 4.2.4 Text Quote Selector 및 4.2.5 Text Position Selector. https://www.w3.org/TR/annotation-model/#text-quote-selector