한 장의 사진을 여러 캠페인에서 사용했다면 캠페인 하나가 끝났다는 이유로 사진 전체에 ‘사용 종료’를 붙이기 어렵습니다. 다른 안내에서는 여전히 그 사진을 쓰고 있을 수 있기 때문입니다. 마케팅 자료를 분류할 때에는 파일 자체의 정보와 그 파일을 사용하는 각각의 자리를 나누어 기록하면 이 문제를 풀 수 있습니다. 종료 여부를 판단할 대상이 파일인지, 특정 사용처인지부터 정하는 방식입니다.
실제 운영 사례가 아닌 가정을 들어 보겠습니다. 매장 외관 사진을 가을 행사 소개와 상시 방문 안내에 함께 넣었습니다. 행사는 끝났지만 매장의 모습과 방문 안내는 그대로입니다. 이때 사진의 상태를 한 칸에서 ‘종료’로 바꾸면 방문 안내의 담당자도 쓰면 안 되는 사진으로 읽을 수 있습니다. 반대로 ‘사용 중’을 유지하면 끝난 행사에서도 계속 쓸 수 있다는 뜻으로 오해할 수 있습니다. 두 사용처의 상태가 다르므로 한 표시로 둘을 설명하려는 데 문제가 있습니다.
자료 목록에는 같은 사진을 알아볼 수 있는 식별 정보와 원본 위치를 둡니다. 별도의 사용 기록에는 그 사진이 들어간 캠페인, 게시 위치, 용도, 사용을 끝내기로 한 조건을 적습니다. 하나의 파일에 사용 기록이 여러 개 연결되는 구조입니다. 캠페인 이름을 바꿀 때 사진을 복사해 새 파일로 만들 필요는 없습니다. 담당자는 사진에서 사용처들을 찾아볼 수도 있고, 행사 목록에서 그 행사에 쓰인 자료들을 찾아볼 수도 있어야 합니다.
행사 종료를 처리할 때에는 해당 행사에 연결된 사용 기록을 먼저 살핍니다. 어떤 게시 위치에서 사용이 끝났는지 확인하고 그 관계에 종료 사실을 남깁니다. 파일 목록에는 아직 사용 중인 위치가 있다는 점이 드러나게 합니다. 종료된 캠페인이 있다는 사실과 남은 사용처가 없다는 사실을 구별하면, 행사 정리를 맡은 사람이 공용 자료까지 일괄 처리하는 일을 피할 수 있습니다. 실제 공개 위치를 정리할 권한과 범위도 그 작업을 맡은 담당자가 확인해야 합니다.
다만 문제가 사진 자체에 있다면 판단 범위가 달라집니다. 매장 외관이 바뀌어 사진이 현재 모습을 설명하지 못한다면 행사와 상시 안내 모두를 다시 읽어야 합니다. 사진 안에 행사 날짜가 직접 들어 있는 경우에도 앞의 가정처럼 상시용으로 남겨도 된다고 볼 수 없습니다. 특정 사용처의 종료와 원자료 전체에 생긴 변경을 같은 신호로 처리하지 않는 것이 중요합니다. 원자료의 사용 조건에 의문이 생긴 경우에는 연결된 위치를 따라 확인 범위를 넓힙니다.
사용 기록의 제목만으로는 부족할 수 있습니다. 같은 행사 글 안에서도 첫 이미지와 첨부 안내가 서로 다른 자료를 쓸 수 있으므로 실제 위치를 찾을 단서를 남깁니다. 사진을 잘라 만든 배너가 별도 파일이라면 원본과 배너의 관계도 표시하되, 원본의 사용처 목록에 배너의 게시 위치가 저절로 포함됐다고 생각하지 않습니다. 직접 사용과 편집본을 거친 사용을 따라가 볼 수 있어야 합니다.
정리 결과는 한 파일을 골라 거꾸로 확인해 봅니다. 끝난 사용처와 남아 있는 사용처를 각각 설명할 수 있는지, 종료 기록 뒤에도 현재 안내에서 필요한 자료를 찾을 수 있는지 봅니다. 아무 사용처도 남지 않았더라도 보관 목적과 이용 조건의 판단은 별도로 남습니다. 파일을 지울 근거를 사용처 목록 하나에서 만들지 않습니다. 이 분류가 해결하는 질문은 ‘어디에 넣을까’에서 한 걸음 더 나아가 ‘이 자료의 어느 사용이 끝났고 어느 사용이 이어지는가’입니다.