시작할 때 종료를 생각하는 이유
외부 업체에 온라인 노출을 맡길 때는 어떤 결과를 얻을지에 관심이 쏠리고, 계약이 끝난 뒤의 모습은 뒤로 밀리기 쉽습니다. 하지만 대행이 끝나는 순간 계정과 글, 이미지가 누구의 것인지 정해져 있지 않으면 그동안 쌓은 자료를 가져오는 데 시간과 비용이 듭니다.
종료 조건은 사이가 틀어졌을 때를 대비한 장치가 아니라, 담당자가 바뀌거나 업체를 교체할 때 운영이 끊기지 않도록 하는 기본 장치입니다.
특히 소규모 사업장은 한 명의 담당자가 모든 계정을 관리하다가 퇴사하거나 연락이 끊기는 경우도 있어, 대행 업체와의 관계 이전에 내부에서도 접근 권한이 한 사람에게만 몰려 있지 않은지 확인해 두는 것이 좋습니다.
계정과 도메인의 소유자를 문서에 적습니다
블로그, 지도 정보, 광고 관리 화면, 도메인과 호스팅은 누구의 명의로 만들어졌는지 확인해야 합니다. 관리자 권한이 업체 쪽 계정에만 있다면 계약이 끝났을 때 접근이 막힐 수 있습니다.
가능하면 사업자 쪽 명의로 계정을 만들고 업체에는 필요한 권한만 부여하는 방식을 택합니다. 이미 업체 명의로 운영 중인 계정이 있다면 소유자와 관리자 목록, 이전 방법과 시점을 계약서나 별도 합의서에 적어 둡니다.
권한을 부여할 때는 어떤 작업에 어떤 수준의 권한이 필요한지 업체와 함께 목록으로 만들고, 계약이 끝나는 날 권한을 회수하는 절차도 같은 문서에 적어 둡니다. 비밀번호를 메신저로 주고받는 방식은 기록이 남지 않아 위험하므로 피합니다.
원고와 이미지의 사용권을 확인합니다
대행 기간 동안 만든 글과 이미지를 계약 종료 뒤에도 계속 사용할 수 있는지는 반드시 확인해야 할 부분입니다. 사용 범위가 채널 한 곳으로 제한되는지, 수정과 재게시가 가능한지, 외부 소재를 쓴 경우 그 권리는 누가 확인하는지를 묻습니다.
병원이나 법률처럼 전문 영역의 글이라면 내용을 검토하는 주체와 광고 문구를 승인하는 사람도 정해 둡니다. 승인 기록이 남아 있어야 나중에 내용에 문제가 발견되었을 때 수정 시한과 담당자를 따져 볼 수 있습니다.
외부 이미지나 글꼴처럼 제3자의 권리가 걸린 소재가 쓰였다면 사용 허락의 범위를 업체가 설명할 수 있어야 합니다. 설명을 듣고도 불확실한 소재는 계약 전에 교체하거나 사용하지 않는 쪽이 안전합니다.
보고서에 담겨야 할 것
보고서가 순위 화면을 캡처한 이미지에 그친다면 실제로 무엇이 바뀌었는지 알기 어렵습니다. 게시된 주소 목록, 수정한 내용, 문의 과정에서 반복해 나온 질문, 수정 대기 중인 글과 문제가 생긴 연결을 보고서에 포함해 달라고 요청합니다.
검색 결과는 여러 요인에 좌우되므로 특정 순위를 특정 시점에 확정적으로 약속하는 표현이 보이면 그 근거를 확인할 수 있는지 물어봅니다. 책임을 확인할 수 있는 작업 기록이 쌓일수록 인계도 쉬워집니다.
보고 주기와 형식도 사전에 정해 둡니다. 월 단위로 무엇을 보고받을지, 긴급한 오류가 생겼을 때 어떤 경로로 알릴지를 합의해 두면 문제가 커지기 전에 대응할 수 있습니다.
담당자가 바뀔 때의 인계 절차
대행 업체 내부의 담당자가 교체되는 경우도 흔합니다. 이때 계정 접근 정보, 진행 중인 작업 목록, 지금까지의 수정 이력이 새 담당자에게 어떻게 전달되는지 미리 확인합니다.
사업자 쪽에도 내부 담당자를 정해 실제 서비스 내용과 운영 변경 사항을 업체에 전달하고 최종 내용을 승인하도록 합니다. 업체가 모든 판단을 대신할 수는 없으며, 운영 정보가 바뀌었는데 알리지 않으면 정확한 글을 쓸 방법이 없습니다.
인계 절차는 문서로 남겨야 효과가 있습니다. 구두로 전달받은 내용은 담당자가 바뀌면 사라지기 때문에 인계 항목별로 전달한 날짜와 받은 사람을 확인할 수 있는 기록을 만들어 둡니다.
종료 시점에 받아야 할 자료 목록
계약 종료가 가까워지면 받을 자료를 목록으로 만듭니다. 작성된 모든 글의 원본과 게시 주소, 이미지 원본, 계정 접근 권한의 이전 완료 확인, 마지막 보고서와 앞으로 필요한 수정 사항이 기본 항목입니다.
자료를 받은 뒤에는 실제로 열리는지, 권한이 정상적으로 이전되었는지 사업자 쪽에서 직접 확인합니다. 이렇게 준비해 두면 대행사를 바꾸더라도 운영을 처음부터 다시 시작할 필요가 없어집니다.
종료가 협의 없이 이루어지는 경우를 대비해 계약서에 해지 통보 기간과 그 기간 동안의 업무 범위도 적어 둡니다. 서로 기대하는 마무리가 같아야 종료 이후에도 좋은 관계를 유지하기 쉽습니다.